Zwei Wege, um Prioritäten zu setzen.

Nur einer davon ist wirklich effektiv.
Zwei Wege, um Prioritäten zu setzen. Nur einer davon ist wirklich effektiv.
Dein Job fordert dich momentan mehr als üblich?

Eine Deadline jagt die andere. Deine E-Mails türmen sich schon seit Tagen ungelesen in deinem Posteingang. Du verbringst mehr Zeit in nervenaufreibenden Meetings, als dir lieb ist. Und dein Chef möchte endlich Ergebnisse betreffend Projekt X sehen.

Diese oder ähnliche Situationen kennt jeder. Bevor aber deine Panik immer stärker und dein Nervenkostüm immer schwächer wird, fang lieber damit an konsequent Prioritäten zu setzen. Damit das klappt, gibt’s mehrere Wege. Aber nur einer davon ist wirklich effektiv

Oft sind wir überfordert damit, im Job alles unter einen Hut zu bekommen. Die TO-DO-Listen werden immer länger, die Ziele immer mehr und wir sind erschlagen von dem, was für die Erreichung dieser Ziele alles zu tun ist. Und wissen gar nicht mehr, womit wir eigentlich starten sollen.

Meine persönliche Erfahrung

Ich kenne das aus eigener Erfahrung.
Zuerst waren es ein paar Routineaufgaben und -projekte, dann kam eine richtig neue Herausforderung in Form eines großen Personalentwicklungsprojektes dazu, dann noch eine zweite und eine dritte. Nebenbei kündigten noch Führungskräfte in Schlüsselpositionen, für die in kürzester Zeit Ersatz gefunden werden sollte.

Ich brauchte nur noch morgens aus dem Bett zu steigen, ins Büro zu hetzen und schon lagen wieder 5 neue TO DOs auf meinem Schreibtisch.
So wurde mit der Zeit jedes der, anfänglich interessanten und spannenden, Projekte zur schreckensvollen Fahrt durch die Geisterbahn, die den Adrenalinspiegel nicht mehr sinken lies.

Mein Interesse und die Freude an der Herausforderung an den unterschiedlichen Projekten verwandelte sich von einem Tag auf den anderen in Überforderung, Stress und Angst nicht genügen zu können. Obwohl ich grundsätzlich wusste, dass ich gut war in dem was ich tat.

Was aber tun, wenn die Tasks, gefühlt ohne unser Zutun, einfach immer mehr werden?

Das Geheimnis ist in zwei Worten gelüftet – mach weniger!

Die Kunst des Weglassens

Was wäre wenn du, anstelle von immer mehr Aufgaben draufzupacken, einmal etwas weglassen würdest?
Damit meine ich nicht, dass du zum Arbeitsverweigerer mutieren sollst. Vielmehr möchte ich dir vor Augen führen, was das Weglassen von Dingen mit dem setzen von Prioritäten zu tun haben kann.

Erst mal möchte ich dir aber ein paar Hinweise darauf geben, was es bedeuten kann, etwas wegzulassen:

  • Auch einmal “Nein” sagen zu neuen Projekten und Aufgaben, um dich zu 100% auf die bereits bestehenden zu konzentrieren
  • “Nein” sagen zur Erledigung von bestimmten Aufgaben und Delegieren an andere. Vertrau darauf, dass auch deine Mitarbeiter und Kollegen erstklassige Arbeit leisten.
  • Die nächste Beförderung gedanklich streichen, weil du auch mit weniger Prestige und Macht gut leben kannst.
  • “Nein” sagen zum nächsten Bonus, weil du auch einfach weniger kaufen kannst. Das kurzfristige Glücksgefühl, ist das Schmerzensgeld meist nicht Wert.
  • Den Perfektionismus weglassen und mit durchschnittlich Gutem genau so zufrieden sein.

Denn auch bei den beiden Möglichkeiten wie du Prioritäten setzen kannst, wird Reduktion groß geschrieben. 

Prioritäten setzen – eine Übung

Die Übung ist schnell erklärt und dauert auch nicht lange.

Nimm ein Blatt Papier und schreibe sämtliche Aufgaben, die du momentan oder in den nächsten Wochen zu erledigen hast, auf.

Wenn du damit fertig bist, unterstreiche jene fünf Aufgaben, die dir am wichtigsten erscheinen.

Wenn du auch damit fertig bist, gibt es jetzt zwei Methoden um deine Prioritäten zu definieren.

Weg 1

Du nimmst dein Blatt Papier, und siehst es als eine Aufgabenübersicht, wo zwar die fünf wichtigsten Aufgaben ganz oben stehen, du dich aber je nach tagesaktueller Verfassung und persönlichem Fokus weiterhin mehr oder weniger auf alle Punkte konzentrierst. Je nachdem nach welcher Aufgabe dir heute mehr der Sinn steht.

Du hast aber auch noch eine zweite Möglichkeit.

Weg 2

Hier gehst du mit äußerster Konsequenz vor.
Du nimmst zwar auch hier wieder dein Blatt Papier mit deinen Aufgaben zur Hand, machst aber jetzt etwas wesentlich anderes.

Du schreibst deine fünf priorisierten TO DOs nochmals extra auf und STREICHST alle anderen Aufgaben (diese Aufgaben stehen ab jetzt auf deiner “Vermeiden-Liste”) auf deiner Liste. Und nicht nur dort – du streichst sie auch gedanklich aus deinem Kopf. Und zwar so lange, bis diese fünf priorisierten Aufgaben erledigt sind.

Der effektive Weg, Prioritäten zu setzen

Quizfrage – welcher der beiden Wege ist nun der effektivere?

Indem du nicht nur alle Aufgaben einfach reihst, sondern all jene – außer den fünf – ignorierst, hast du enorm viel Hebel, um die fünf wichtigsten Aufgaben sofort und mit vollstem Fokus zu erledigen. Du arbeitest so lange daran, bis du die fünf Aufgaben erledigt hast bzw. die Erledigung vielleicht inzwischen nicht mehr relevant ist.

Erst dann und nur dann, nimmst du dir die nächsten Aufgaben auf deiner “Vermeiden Liste” vor.

Du bündelst dadurch deine Energie und richtest sie auf die im Moment wichtigsten Aufgaben. Wenn du das ein paar Mal ausprobiert hast, wirst du erkennen, dass du damit viel mehr erreichst, als wenn du versuchst alle Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten.

Was du mit dem effektiven Weg, Prioritäten zu setzen, erreichst:

  • Du übernimmst aktiv Verantwortung für dich und dein Tun
  • Du bekommst mehr Klarheit und erkennst, womit du sofort loslegen sollst
  • Du entspannst, bist ausgeglichener und förderst deine körperliche und mentale Gesundheit
  • Du hast wieder mehr Zeit für dich und kleine Pausen auch während deines Arbeitstages
  • Das ermöglicht dir auf einen größeren Teil deines Ressourcen-Potentials zuzugreifen und erfolgreicher zu arbeiten
  • Du wirst Role Model für andere und inspirierst zu einer gesünderen Arbeitsweise in deinem Umfeld

Was kommt ab heute auf deine “Vermeiden-Liste”?
Auf welche fünf Aufgaben konzentrierst du dich mit 100%?
Welcher Druck würde dann von dir abfallen?

Hast du Lust darauf es auszuprobieren?

Ich freue mich, wenn du mich an deinen Erfahrungen teilhaben lässt.

♥-lich

Manuela

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